Pre podnikateľské subjekty platí povinnosť archivácie predovšetkým zo zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve, a to konkrétne z ustanovení §§ 35 až 36, ktoré upravujú úschovu účtovných písomností a následne ich vyradenie. Vychádzajúc z praxe je možné odporučiť, aby problematika archivácie bola v účtovnej jednotke komplexne riešená internou smernicou (archivačným poriadkom), v ktorej budú uvedené najmä:

Pri vypracovaní takéhoto archivačného poriadku by bolo možné primerane využiť niektoré zásady podľa zákona č.395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

Konkrétne archivačné lehoty sú pre jednotlivé účtovné písomnosti uvedené v zákone o účtovníctve, archivácia daňových dokladov vyplýva z § 25 zákona č. 289/1995 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov:

Pri zániku povinnosti vedenia účtovníctva účtovnej jednotky je možnosť vyradiť účtovné písomnosti až po vysporiadaní ich majetku a záväzkov, ak právny predpis neustanovuje inak. Dňom zániku právnickej osoby (ktorý je zároveň dňom zániku povinnosti viesť účtovníctvo) účtovné písomnosti prechádzajú na právneho nástupcu zaniknutej spoločnosti.

Správca dane tiež môže v zmysle § 37 ods. 1 Zákona č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov uložiť daňovému subjektu, aby okrem spomínanej evidencie ustanovenej všeobecne záväznými právnymi predpismi viedol aj osobitné záznamy potrebné pre správne určenie dane. Ide o tzv. záznamovú povinnosť, ktorú správca dane ukladá rozhodnutím bez možnosti odvolania sa. Daňový subjekt je povinný uchovávať takéto záznamy a doklady k nim sa vzťahujúce po dobu, v ktorej zanikne právo daň vyrubiť alebo dodatočne vyrubiť. Daň ani jej doplatok nemožno vyrubiť po uplynutí päť rokov od konca roku, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo hlásenie, alebo v ňom vznikla daňová povinnosť bez toho, aby tu súčasne bola povinnosť daňové priznanie alebo hlásenie podať. Ak bol pred uplynutím tejto lehoty vykonaný úkon smerujúci na vyrubenie dane alebo jej doplatku, plynie päťročná lehota znovu od konca roka, v ktorom bol daňový subjekt o tomto úkone vyrozumený. Vyrubiť a dodatočne vyrubiť daň je však možné najneskôr do desiatich rokov od konca zdaňovacieho obdobia, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo hlásenie, alebo v ktorom vznikla daňová povinnosť bez súčasnej povinnosti podať daňové priznanie alebo hlásenie.

Nakoľko Vaša otázka sa týkala aj colných dokladov, k tejto oblasti je potrebné poznamenať, že pre potreby kontroly, ktorú vykonávajú colné orgány v rámci colného dohľadu, vzniká povinnosť uschovávať všetky doklady, ktoré sa týkajú dovozu, vývozu alebo tranzitu tovaru počas piatich rokov. Táto doba začína plynúť v prípade tovaru:

V prípade, ak pred uplynutím lehoty uvedenej vyššie colné orgány urobili úkon kontroly smerujúci k vymeraniu dovozných platieb alebo vývozných platieb alebo zistili porušenie colných predpisov, začne plynúť nová päťročná lehota od začiatku roka nasledujúceho po roku, v ktorom bol úkon kontroly vykonaný. Úschovná lehota končí uplynutím tejto lehoty.

Účtovná jednotka je povinná pri archivácii a skartácia dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve, príp. aj zákona o DPH a zákona o správe daní a poplatkov. V zmysle lehôt tu uvedených si potom môže spracovať archivačný a skartačný poriadok tak, aby dodržala ustanovené lehoty úschovy a tiež aby si zabezpečila požadovanú preukázateľnosť pre potreby jednotlivých daňových predpisov počas doby, v ktorej možno vyrubiť daň.